ลูกค้าขอ ใบกำกับภาษี แต่เราเพิ่งจด VAT ไม่รู้จะเริ่มตรงไหน ออกผิดโดนปรับอีก... ใครกำลังปวดหัวเรื่องนี้ มาตั้งหลักกันใหม่ครับ การทำธุรกิจเมื่อรายได้ถึงเกณฑ์และเข้าสู่ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เรื่องเอกสารคือด่านแรกที่เจ้าของกิจการต้องเจอ เราจะมาอธิบายวิธีจัดการเอกสารใบนี้แบบเข้าใจง่าย ทำตามได้จริง เพื่อให้คุณเอาไปใช้กับธุรกิจได้อย่างสบายใจครับ

สรุปใน 30 วินาที

  • ใบกำกับภาษี: เอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการจด VAT ต้องออกให้ลูกค้าเมื่อขายสินค้าหรือบริการ
  • สิ่งที่ต้องทำ: ตรวจสอบข้อมูลบังคับ 8 รายการบนเอกสารให้ถูกต้องครบถ้วน เพื่อให้ลูกค้าใช้เคลมภาษีได้
  • ผลลัพธ์: การออกเอกสารผิดพลาดหรือใช้เอกสารปลอม มีโทษปรับสูงและอาจมีโทษทางอาญา

ใบกำกับภาษี คืออะไร?

ใบกำกับภาษี คือเอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งต้องออกให้ผู้ซื้อทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าและจำนวนภาษีที่เรียกเก็บจากลูกค้า และใช้เป็นหลักฐานในการคำนวณภาษีของกิจการครับ

เจ้าของธุรกิจกำลังยื่นเอกสารใบกำกับภาษีให้ลูกค้าในร้านกาแฟ

สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของร้านขายอุปกรณ์ไอที เมื่อลูกค้ามาซื้อคอมพิวเตอร์และจ่ายเงินให้คุณ คุณมีหน้าที่ตามกฎหมายที่ต้องออกใบกำกับภาษีทันที

ซึ่งเอกสารนี้จะเป็นตัวบอกว่าสินค้าราคาเท่าไหร่และมีภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ และจะแยกกันอย่างชัดเจน

สำหรับฝั่งคนขายเอกสารนี้คือหลักฐานของภาษีขายที่เราต้องนำส่งสรรพากรในแต่ละเดือน

ส่วนฝั่งคนซื้อที่เป็นบริษัทจด VAT เหมือนกันจะนำเอกสารนี้ไปใช้เป็นภาษีซื้อเพื่อขอคืนภาษีหรือนำไปหักล้างกับภาษีขายของเขาเอง

ดังนั้น หากคุณเป็นฟรีแลนซ์หรือกิจการที่รายได้ยังไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี แล้วยังไม่ได้จด VAT คุณก็จะไม่มีสิทธิ์ออกเอกสารนี้นะครับ

การที่ไปออกเอกสารโดยที่ตัวเองไม่ได้อยู่ในระบบ ถือว่าผิดกฎหมายและมีโทษร้ายแรงครับ

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป vs อย่างย่อ ต่างกันยังไง?

ใบกำกับภาษี แบบเต็มรูป ต้องระบุชื่อที่อยู่ผู้ซื้อครบถ้วนใช้เคลมภาษีซื้อได้ ส่วนแบบย่อมักใช้ในธุรกิจค้าปลีก ไม่ต้องระบุชื่อผู้ซื้อ ใช้เคลมภาษีไม่ได้ และผู้ขายต้องขออนุมัติจากสรรพากรก่อนใช้ครับ

เวลาเราไปซื้อของตามห้างหรือร้านสะดวกซื้อ สลิปใบเสร็จเล็กๆที่เราได้มานั่นแหละคือใบกำกับภาษีแบบอย่างย่อ

แบบอย่างย่อ ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกให้กิจการค้าปลีกที่มีลูกค้าเยอะมาก และลูกค้าส่วนใหญ่เป็นบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้เอาเอกสารไปเคลมภาษี

แต่ถ้าคุณไปซื้อคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ในบริษัทคุณต้องแจ้งพนักงานว่าขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปนะครับ

แบบเต็มรูปจะต้องระบุชื่อบริษัท ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของบริษัทคุณอย่างชัดเจนเพื่อให้บัญชีนำไปทำภาษีซื้อได้

สำหรับเจ้าของกิจการที่อยากออกเอกสารแบบอย่างย่อจากเครื่อง POS ต้องทำเรื่องขออนุมัติจากกรมสรรพากรก่อนนะครับ

วิธีออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้องตามกฎหมาย

การออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปที่ถูกต้อง ต้องมีองค์ประกอบครบ 8 รายการ เช่น คำว่าใบกำกับภาษี ชื่อที่อยู่เลขภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อ วันที่ออกเอกสาร และการแยกมูลค่าสินค้ากับภาษีอย่างชัดเจนนะครับ

มือของพนักงานบัญชีกำลังถือปากกาชี้ตรวจสอบรายละเอียดบนใบกำกับภาษีที่วางบนโต๊ะทำงาน

การพิมพ์เอกสารออกมาสักใบ ไม่ใช่ว่าอยากใส่อะไรก็ใส่ได้นะครับ สรรพากรกำหนดรายการบังคับที่ต้องมีไว้อย่างเคร่งครัด

  1. ต้องมีคำว่าใบกำกับภาษีในที่ที่เห็นได้ชัดเจน
  2. ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย
  3. ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ซื้อ
  4. หมายเลขลำดับของเอกสาร และเล่มที่ (ถ้ามี)
  5. ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
  6. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าสินค้า โดยแยกออกจากมูลค่าสินค้าชัดเจน
  7. วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร
  8. ข้อความอื่นที่สรรพากรกำหนด (เช่น สาขาที่ออกเอกสาร)

ถ้าขาดข้อใดข้อหนึ่งไป ฝั่งลูกค้าที่รับเอกสารไป จะไม่สามารถนำไปเคลมภาษีซื้อได้เลย

ความผิดและค่าปรับถ้าออกใบกำกับภาษีผิดพลาด

การออกใบกำกับภาษีผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วน มีโทษปรับทางกฎหมาย แต่ถ้าจงใจออกเอกสารปลอมเพื่อเลี่ยงภาษี จะมีโทษหนักทั้งเบี้ยปรับเงินเพิ่ม และโทษทางอาญาถึงขั้นจำคุกครับ

เรื่องภาษีเป็นเรื่องที่พลาดแล้วเจ็บตัวหนักครับ หลายๆคนทำธุรกิจเก่งมากแต่วางระบบเอกสารไม่ดี สุดท้ายกำไรหายไปกับค่าปรับหมด

กรณีแรกคือการกรอกข้อมูลผิดพลาด เช่น ลืมลงวันที่ หรือเขียนชื่อลูกค้าผิด สรรพากรสามารถปรับได้สูงสุด 2,000 บาท ต่อเอกสาร 1 ใบเลยนะครับ

แต่ที่ร้ายแรงที่สุดคือการซื้อขายใบกำกับภาษีปลอมเพื่อนำมาสร้างค่าใช้จ่ายเทียมเพราะหวังลดหย่อนภาษี

ทางเราในฐานะผู้สอบบัญชี เจอเคสที่เจ้าของธุรกิจโดนปรับย้อนหลังจนแทบต้องปิดกิจการมาแล้ว จึงอยากเตือนให้ทำให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นดีกว่า

การขอใบกำกับภาษีจากร้านค้าชั้นนำ

เมื่อซื้อของใช้เข้าออฟฟิศจากร้านใหญ่ คุณต้องขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปทันทีภายในวันที่ซื้อ เพื่อนำมาเคลมภาษีซื้อและเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้ โดยแต่ละแบรนด์จะมีขั้นตอนการขอที่จุดบริการลูกค้าได้เลยครับ

ลูกค้ากำลังยื่นการ์ดข้อมูลบริษัทให้พนักงานแคชเชียร์ในห้างสรรพสินค้าเพื่อขอเอกสารภาษี

สมมติว่าคุณไปซื้ออุปกรณ์เพื่อนำมาใช้ถ่ายงานรีวิวสินค้าในบริษัท แบรนด์ใหญ่ ๆ จะมีระบบออกเอกสารที่ค่อนข้างเป๊ะ เราต้องรู้ทริคครับ

ถ้าคุณค้นหาคำว่าapple store ใบกำกับภาษีคุณจะพบว่าคุณสามารถกรอกรายละเอียดบริษัทได้เลยตั้งแต่ขั้นตอนชำระเงินในเว็บ ระบบจะส่งเอกสารมาให้ทางอีเมล

แต่สำหรับการไปซื้อหน้าร้าน เช่น uniqlo ใบกำกับภาษี หรือ sephora ใบกำกับภาษี เมื่อชำระเงินเสร็จ คุณจะได้ใบเสร็จอย่างย่อมา

คุณต้องนำใบเสร็จพร้อมรายละเอียดบริษัทของคุณ ไปติดต่อที่เคาน์เตอร์บริการลูกค้าเพื่อขอออกแบบเต็มรูป ภายในวันที่ซื้อสินค้าเท่านั้น

เช็กลิสต์เตรียมตัวก่อนยื่นภาษีแต่ละเดือน

กิจการที่จด VAT ต้องทำรายงานภาษีซื้อและภาษีขายทุกเดือน โดยรวบรวม ใบกำกับภาษี ทั้งหมดมาบันทึกและตรวจสอบความถูกต้อง ก่อนนำส่ง ภ.พ.30 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปครับ

เมื่อคุณออกและรับใบกำกับภาษีมาตลอดทั้งเดือน งานต่อไปคือการสรุปเพื่อยื่นให้สรรพากรครับ

สิ่งแรกที่ต้องทำคือ จัดทำรายงานภาษีขายโดยนำเอกสารที่เราออกให้ลูกค้าทั้งหมดมาเรียงตามวันที่และเลขที่ให้ครบถ้วน ห้ามข้ามเด็ดขาด

ส่วนฝั่งค่าใช้จ่าย ก็ต้องทำรายงานภาษีซื้อโดยรวบรวมเอกสารที่เราได้มาจากซัพพลายเออร์ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบริษัทเราบนเอกสารนั้น

หลังจากนั้น ให้นำยอดภาษีขาย หักด้วยภาษีซื้อ เพื่อดูว่าเดือนนี้เราต้องจ่ายภาษีเพิ่ม หรือขอคืนภาษี แล้วจึงนำไปยื่นแบบ ภ.พ.30

ทำเอกสารให้เป็นระเบียบตั้งแต่ต้นเดือน จะช่วยให้ตอนปิดงบการเงินปลายปีง่ายขึ้นมาก และประหยัดค่าทำบัญชีได้ด้วย

เอกสารพวกนี้ต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 5 ปีนะ เผื่อสรรพากรเรียกตรวจย้อนหลัง แนะนำให้สแกนเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลสำรองไว้ด้วย

สรุปสิ่งที่ควรจำ

  • ธุรกิจจด VAT: มีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่มีการรับเงิน
  • แบบเต็มรูป: สำคัญมากสำหรับธุรกิจ B2B เพราะผู้ซื้อต้องใช้เคลมภาษีซื้อ
  • ความถูกต้อง: ชื่อ ที่อยู่ เลขภาษีของลูกค้าต้องเป๊ะ ห้ามพิมพ์ผิด
  • จัดเก็บเอกสาร: ต้องเก็บเอกสารตัวจริงไว้อย่างน้อย 5 ปี เพื่อรอรับการตรวจสอบ

คำถามที่พบบ่อย

อ่านเพิ่มเติม

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจในเชียงใหม่ที่กำลังปวดหัวกับเรื่องเอกสารและภาษี ปรึกษาเรื่องวางระบบบัญชีกับเราได้ที่ไลน์ @siamaccount ครับ