ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร ออกยังไงให้ถูกต้อง?

ลูกค้าขอ ใบเสร็จ แต่ถ้าเขียนบิลเงินสดไป รู้ไหมว่าทำแบบนี้อาจเสี่ยงโดนสรรพากรเพ่งเล็งได้ ใครเปิดร้านใหม่หรือเพิ่งเริ่มทำธุรกิจแล้วยังงงว่าเอกสารตัวนี้คืออะไร ต้องเขียนแบบไหนให้ถูกต้องตามกฎหมาย ไม่โดนปรับย้อนหลัง มาดูวิธีจัดการเรื่องเอกสารแบบเข้าใจง่าย เอาไปปรับใช้กับกิจการได้ทันทีครับ

สรุปใน 30 วินาที

• ความสำคัญ: ใบเสร็จรับเงินคือหลักฐานทางกฎหมายที่ยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว
• สิ่งที่ต้องมี: ต้องระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย พร้อมรายละเอียดสินค้าและวันที่ให้ชัดเจน
• ข้อควรระวัง: การใช้บิลเงินสดทั่วไปที่ไม่มีรายละเอียดครบถ้วน ไม่สามารถใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีของบริษัทได้

ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร ทำไมธุรกิจต้องใช้?

คือ เอกสารทางกฎหมายที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ ออกให้ผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานว่าได้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการจำนวนนั้นเรียบร้อยแล้ว ถือเป็นเอกสารสำคัญที่ใช้บันทึกบัญชี ยืนยันการชำระเงิน และเป็นหลักฐานทางภาษีค่ะ

สมมติว่าคุณเป็นฟรีแลนซ์รับจ้างทำกราฟิก เมื่อส่งงานแล้วลูกค้าโอนเงินให้คุณ ลูกค้าที่เป็นรูปแบบบริษัทมักจะขอใบเสร็จรับเงินจากคุณเสมอ

เนื่องฝ่ายบัญชีของลูกค้าต้องใช้เอกสารนี้ไปเป็นหลักฐานยืนยันว่า บริษัทได้จ่ายเงินจำนวนนี้ออกไปจริง ๆ เพื่อนำไปหักเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้อย่างถูกต้อง

ในมุมของผู้รับเงินการออกเอกสารนี้ก็เป็นการยืนยันความโปร่งใส ว่าเราได้รับเงินมาถูกต้องและพร้อมนำไปยื่นภาษีเงินได้ตามกฎหมายครับ

การทำเอกสารให้ถูกต้องและรัดกุมตั้งแต่แรก จะทำให้ลดความวุ่นวายตอนสรุปยอดปลายปีได้ครับ

ใครบ้างที่ต้องออก ใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า?

ตามกฎหมายแล้ว ผู้ประกอบการทุกรายที่ขายสินค้าหรือให้บริการและรับเงินตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป มีหน้าที่ต้องออกใบเสร็จให้ลูกค้าทันทีทุกครั้งที่รับเงิน ไม่ว่าคุณจะเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลก็ตาม แต่ก็มีกิจการบางประเภทมีเกณฑ์ที่ต่างออกไป

ถ้าคุณเปิดร้านค้าออนไลน์ แล้วลูกค้าโอนเงินค่าสินค้ามา 150 บาท คุณก็มีหน้าที่ต้องออกเอกสารนี้ให้ลูกค้านะครับ

แต่หลายๆคนเข้าใจผิดว่าต้องจดบริษัทก่อนเท่านั้นถึงจะออกได้ จริงๆแล้วบุคคลธรรมดาก็ต้องทำเอกสารนี้นะครับ

เพียงแต่รูปแบบอาจจะปรับให้เป็นบิลเงินสดที่มีรายละเอียดครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนดแทนได้ ไม่จำเป็นต้องไปจ้างโรงพิมพ์ทำเล่มจนเวอร์วัง

ใบเสร็จรับเงิน ที่ถูกต้องตามกฎหมาย ต้องมีอะไรบ้าง?

ใบเสร็จรับเงินที่สมบูรณ์ต้องมีข้อมูลชัดเจน มีชื่อของใบเสร็จ มีชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเงินและผู้จ่ายเงิน วันที่รับเงิน รายละเอียดสินค้า จำนวนเงิน และลายมือชื่อผู้รับเงินครับ

ลองนึกภาพเวลาเราไปซื้อของแล้วขอใบเสร็จเพื่อไปเบิกเงินกับบริษัท ในนั้นต้องระบุข้อมูลสำคัญให้ครบถ้วนนะครับถึงจะใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีได้

อย่างแรกคือหัวกระดาษต้องเขียนชัดเจนว่าเป็นเอกสารอะไรตามด้วยข้อมูลของร้านเรา (ผู้รับเงิน) ทั้งชื่อ ที่อยู่ รวมถึงเลขผู้เสียภาษีอากร

ถัดมาคือข้อมูลของลูกค้า (ผู้จ่ายเงิน) ถ้าลูกค้าต้องการนำไปเบิกบริษัท ก็ต้องใส่ชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของบริษัทลูกค้าให้ตรงเป๊ะครับ

ส่วนรายละเอียดตรงกลางคือรายการที่ซื้อขายกันจริงตามนี้เลยครับ

• รายการสินค้า: ระบุชื่อสินค้าหรือบริการ จำนวนชิ้น และราคาที่จ่ายจริงให้ชัดเจน
• เลขที่เอกสาร: ต้องมีเลขที่เอกสารและเล่มที่ (ถ้ามี) เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
• ลายเซ็น: ปิดท้ายด้วยลายมือชื่อของผู้รับเงิน เพื่อความสมบูรณ์ของเอกสารค่ะ

ถ้าคุณเปิดร้านอาหารหรือคาเฟ่ ควรใช้ระบบ POS ที่สามารถพิมพ์ข้อมูลเหล่านี้ออกมาได้ครบถ้วนในสลิปเดียว จะช่วยลดเวลาเขียนมือได้เยอะมากครับ

ใบเสร็จรับเงิน กับ ใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร?

ใบเสร็จสำหรับรับเงิน ใช้เป็นหลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว สามารถออกได้โดยผู้ประกอบการทุกคน แต่ใบกำกับภาษีใช้เพื่อเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งออกได้เฉพาะคนที่จดทะเบียน VAT เท่านั้นครับ

เรื่องนี้คนทำธุรกิจสับสนกันบ่อยมาก สมมติว่าคุณเป็นผู้รับเหมาที่ยังไม่ได้จด VAT คุณก็จะออกได้แค่ใบเสร็จเพื่อรับรองว่าลูกค้าจ่ายค่าจ้างแล้วเท่านั้น

แต่ถ้าบริษัทคุณจด VAT และลูกค้ายังไม่ได้จ่ายเงิน คุณก็ต้องออกใบกำกับภาษีพร้อมกับใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินและภาษีมูลค่าเพิ่มก่อน พอลูกค้าโอนเงินมาแล้ว

คุณถึงจะออกใบเสร็จตามไปทีหลังหรือถ้าจ่ายเงินสดเดี๋ยวนั้นก็มักจะรวมเป็นเอกสารใบเดียวกันเลย

ส่วนใครที่รายได้ใกล้ถึงเกณฑ์ ควรทำความเข้าใจเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่มไว้ล่วงหน้า เพื่อจะได้เตรียมตัวรับมือให้ถูกกันนะครับ

ดังนั้นก่อนจะเลือกใช้แบบฟอร์มอะไร เช็กสถานะทางภาษีของกิจการตัวเองให้ชัวร์ก่อนนะครับ

ข้อควรระวังเมื่อดาวน์โหลด (Download) แบบฟอร์มมาใช้เอง

การ Download แบบฟอร์มสำเร็จรูปจากอินเทอร์เน็ตมาใช้เองสามารถทำได้ครับ แต่ต้องตรวจเช็กองค์ประกอบของเอกสารให้ครบถ้วน และห้ามใช้แบบฟอร์มที่มีช่องภาษีมูลค่าเพิ่มถ้าคุณยังไม่ได้จด VAT

หลายคนที่เพิ่งรับงานฟรีแลนซ์หรือเพิ่งเปิดร้าน มักจะค้นหาไฟล์ Word หรือ Excel มาแก้ใช้เอง

วิธีนี้ประหยัดและสะดวกก็จริงนะครับแต่ข้อควรระวังคือ ไฟล์ฟรีหลายไฟล์มักจะมีช่อง ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ติดมาด้วย

เพราะฉะนั้นถ้าคุณไม่ได้จด VAT ต้องลบช่องนี้ทิ้งที ห้ามใส่ตัวเลข 0 หรือขีดแดช (-) ทิ้งไว้เด็ดขาด เพราะจะทำให้เอกสารผิดประเภทและเกิดปัญหาตามมาทีหลังครับ

• จุดที่ต้องแก้: เปลี่ยนโลโก้ ชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อให้เป็นของธุรกิจเราทั้งหมด
• การรันเลขที่: ต้องตั้งระบบการรันเลขที่เอกสารให้ต่อเนื่อง ไม่กระโดดข้าม เพื่อให้บัญชีตรวจสอบได้ง่าย
• การจัดเก็บ: เมื่อพิมพ์เป็น PDF ส่งให้ลูกค้าแล้ว ควรเซฟไฟล์ต้นฉบับแยกโฟลเดอร์ตามเดือนและปีอย่างเป็นระเบียบ

การวางระบบเอกสารที่ดีแต่แรก จะช่วยให้เราประเมินกำไรได้แม่นยำขึ้นและลดปวดหัวเวลาส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีตอนสิ้นเดือนครับ

หากออกใบเสร็จรับเงินผิดพลาดต้องแก้ไขอย่างไร?

หากเขียนผิด ห้ามใช้ลิควิดลบหรือขีดฆ่าแล้วเขียนใหม่เด็ดขาด วิธีที่ถูกต้องคือให้ประทับตรา "ยกเลิก" ที่เอกสารฉบับเดิม เก็บไว้เป็นหลักฐาน แล้วออกเอกสารฉบับใหม่เลขที่ใหม่ให้ลูกค้าแทน

สมมติว่าคุณเขียนชื่อบริษัทลูกค้าตกไปหนึ่งคำ แล้วลูกค้าขอให้แก้ให้ใหม่ เพื่อนำไปเบิกฝ่ายบัญชี

อย่าเอาปากกาไปเติม หรือใช้น้ำยาลบคำผิดแก้เด็ดขาด เพราะเอกสารที่มีรอยขูดขีดฆ่ามักจะถูกตีตกและใช้งานไม่ได้ค่ะ

ให้คุณดึงเอกสารใบนั้นกลับมา แล้วเขียนตัวใหญ่ๆ ยกเลิก (หรือใช้ตรายางประทับ) เพื่อป้องกันการนำไปใช้ซ้ำ

จากนั้นแม็กตัวจริงติดกับสำเนาเดิมเก็บไว้ในเล่ม เพื่อให้บัญชีรู้ว่าเลขที่นี้ไม่ได้หายไปไหน แต่ถูกยกเลิกไปแล้วอย่างถูกต้อง

เสร็จแล้วค่อยเปิดบิลใบใหม่ รันเลขที่ใหม่ แล้วกรอกข้อมูลที่ถูกต้องส่งให้ลูกค้าอีกครั้ง

การจัดการเอกสารให้เป๊ะแบบนี้ จะเป็นผลดีมากเวลาเจ้าของธุรกิจต้องนำงบไปประเมินขอกู้เงินกับธนาคารในอนาคต

สรุปสิ่งที่ควรจำ

• หน้าที่ของผู้ขาย: ทุกครั้งที่รับเงินเกิน 100 บาท ต้องออกใบเสร็จให้ลูกค้าเสมอ
• ส่วนประกอบสำคัญ: ตรวจสอบชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่ายให้ถูกต้องทุกครั้ง
• การแก้ไขที่ถูกต้อง: หากเขียนผิดห้ามลบหรือขีดฆ่า ให้ประทับตรายกเลิกฉบับเดิมแล้วออกฉบับใหม่แทน
• ความต่างของเอกสาร: ใบเสร็จใช้รับรองการจ่ายเงิน ส่วนใบกำกับภาษีใช้เรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

คำถามที่พบบ่อย

อ่านเพิ่มเติม

• ปิดงบการเงินบริษัทเล็ก
• ภพ.30 คืออะไร?
• EBITDA คืออะไร?
• DSCR คืออะไร?

หากคุณไม่อยากปวดหัวกับกองเอกสารและปัญหาภาษีย้อนหลัง ปรึกษา Siam Account ได้ทางไลน์ @siamaccount ได้เลยครับ เราพร้อมช่วยวางระบบบัญชีให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างมั่นคง