พนักงานบัญชีขอลาออกกะทันหัน ทิ้งกองเอกสารไว้ให้ดูต่างหน้า... ใครที่กำลังปวดหัวกับปัญหานี้ แล้วลังเลว่าควรหาคนใหม่หรือเปลี่ยนระบบไปเลยดี เรามาดูข้อดีข้อเสียของการ จ้างสำนักงานบัญชีภายนอก เทียบกับพนักงานประจำกันค่ะ ว่าแบบไหนจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจ SME ไม่ต้องมานั่งกังวลเรื่องภาษีย้อนหลัง และสามารถเอาเวลาไปโฟกัสการเพิ่มยอดขายได้เต็มที่ รับรองว่าอ่านจบแล้วคุณจะตัดสินใจเลือกรูปแบบที่คุ้มค่าที่สุดให้กับบริษัทได้อย่างแน่นอนค่ะ

สรุปใน 30 วินาที

  • ทางเลือกที่คุ้มค่า: สำนักงานบัญชีช่วยลดค่าใช้จ่ายพนักงานประจำ และได้ทีมงานผู้เชี่ยวชาญดูแลแบบครบวงจร
  • สิ่งที่ต้องทำ: ควรเปรียบเทียบปริมาณเอกสารรายวัน หากมีเยอะควรใช้ระบบผสมผสานที่มีแอดมินช่วยคีย์ข้อมูล
  • ข้อควรระวัง: ตามกฎหมายกรรมการบริษัทยังคงเป็นผู้มีหน้าที่รับผิดชอบความถูกต้องของเอกสารบัญชีเสมอ

ทำไม SME ถึงเริ่มหันมา จ้างสำนักงานบัญชีภายนอก ?

การจ้างสำนักงานบัญชีภายนอกคือทางเลือกที่ช่วยลดภาระการจัดการทรัพยากรบุคคลและสวัสดิการ โดยเปลี่ยนมาใช้บริการจากทีมผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง เหมาะอย่างยิ่งกับธุรกิจที่ต้องการความแม่นยำทางภาษี ลดความเสี่ยงจากการทำงานสะดุดเมื่อพนักงานประจำลาออก และควบคุมงบประมาณรายเดือนได้ง่ายกว่า

พนักงานบัญชีขอลาออกทีไร เจ้าของกิจการกุมขมับทุกทีเลยใช่ไหมคะ เพราะนอกจากจะต้องเสียเวลาสัมภาษณ์คนใหม่แล้ว ต้องมานั่งสอนงานใหม่ตั้งแต่แรก บางทีคนเก่าก็ไม่ได้ทิ้งคู่มือหรือระบบงานที่ชัดเจนเอาไว้ให้

นี่คือจุดเปลี่ยนสำคัญที่ทำให้บริษัท SME หลายแห่งหันมาพิจารณาทางเลือกอื่นแทนการรับคนเพิ่ม แทนที่จะต้องมานั่งปวดหัวกับการบริหารบุคลากร เราสามารถยกภาระตรงนี้ไปให้ทีมผู้เชี่ยวชาญจัดการแทนได้เลย

สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างที่มีความซับซ้อนเรื่องการหักภาษี ณ ที่จ่าย การให้ทีมงานระดับมืออาชีพเข้ามาดูแล จะช่วยปิดรอยรั่วตรงนี้ได้ทันที

แน่นอนว่าการ จ้างสำนักงานบัญชีภายนอก ไม่ใช่แค่เรื่องของการประหยัดค่าใช้จ่ายอย่างเดียว แต่เป็นการซื้อความสบายใจและความถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรด้วย

เปรียบเทียบต้นทุนแฝงที่เจ้าของธุรกิจมักมองข้าม

พนักงานประจำมีต้นทุนแฝงอย่างสวัสดิการและค่าฝึกอบรม ในขณะที่สำนักงานบัญชีคิดค่าบริการตามจริง ทำให้ควบคุมต้นทุนได้ง่ายและประหยัดกว่า

นักธุรกิจกำลังกดเครื่องคิดเลขคำนวณต้นทุนบนโต๊ะทำงาน

เวลาเราตั้งงบประมาณเพื่อจ้างพนักงานบัญชีสักคน หลายๆคนมองแค่ตัวเลขเงินเดือนพื้นฐานตามวุฒิการศึกษา แต่ในความเป็นจริงเจ้าของบริษัทต้องเผื่อค่าใช้จ่ายส่วนอื่นเตรียมไว้ด้วยเสมอ

ในทางกลับกัน ค่าบริการของการรับทำบัญชีจากภายนอกจะแปรผันตามปริมาณเอกสารรับจ่ายจริงในแต่ละเดือน เดือนไหนมีบิลน้อยค่าบริการก็ถูกลง

ค่าซอฟต์แวร์และเซิร์ฟเวอร์: ถ้ามีพนักงานของตัวเอง บริษัทต้องเป็นคนรับผิดชอบค่าลิขสิทธิ์โปรแกรมบัญชีรายปีเองทั้งหมด

ค่าฝึกอบรมพนักงาน: กฎหมายภาษีมีการอัปเดตตลอดเวลา คุณต้องส่งพนักงานไปอบรมเพื่อพัฒนาความรู้

ค่าเสียโอกาสทางธุรกิจ: เวลาที่พนักงานคนเดียวลาพักงานหรือป่วยหนัก งานเอกสารและบัญชีจะหยุดทันที

ความต่อเนื่องของงาน และความเชี่ยวชาญด้านภาษี

จุดเด่นที่สำคัญของสำนักงานบัญชีคือมีทีมงานคอยสับเปลี่ยนเมื่อมีคนลาพัก ทำให้การยื่นภาษีและการปิดงบไม่สะดุด นอกจากนี้ยังมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) คอยอัปเดตกฎหมายภาษีและระบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ๆ อยู่เสมอ ซึ่งพนักงานบัญชีคนเดียวมักจะตามไม่ทัน

ปัญหาคลาสสิกของบริษัท SME ที่มีพนักงานบัญชีแค่คนเดียวคือ ถ้าเขาป่วยกะทันหันในวันที่ 15 ซึ่งเป็นวันสุดท้ายที่ต้องยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มออนไลน์ ใครจะทำแทน? นี่คือความเสี่ยงที่น่ากลัวมาก เพราะทางกรมสรรพากรไม่รับฟังเหตุผลเรื่องพนักงานลาป่วยเพื่อขอยกเว้นค่าปรับค่ะ

การเลือกทำงานกับสำนักงานบัญชีจะช่วยอุดช่องโหว่นี้ได้ เพราะเขามีทีมงานหลายคนที่สามารถสลับสับเปลี่ยนกันมารับผิดชอบเคสของบริษัทได้ทันที งานเดินต่อได้ตามกำหนดเวลาโดยไม่สะดุด นอกจากนี้ทีมงานบัญชีภายนอกต้องดูแลลูกค้าหลากหลายประเภทธุรกิจจึงมีประสบการณ์รับมือกับประเด็นภาษีที่ซับซ้อนได้ดีกว่ามาก มีทีมงานระดับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตคอยให้คำปรึกษาเชิงลึก ซึ่งเป็นทักษะที่หาได้ยากถ้าเราจะจ้างพนักงานประจำทั่วไป

เลือกระบบบัญชีแบบไหนให้เหมาะกับขนาดของบริษัท ?

ธุรกิจเพิ่งเปิดใหม่ที่มีเอกสารไม่มากควรเลือกใช้สำนักงานบัญชีเพื่อความประหยัด ส่วนบริษัทที่กำลังเติบโตและมีรายการรายวันจำนวนมาก ควรใช้ระบบผสมผสาน โดยมีแอดมินภายในคอยออกบิล และให้สำนักงานบัญชีดูแลการปิดงบและยื่นภาษีตอนสิ้นเดือน

ผู้จัดการสองคนกำลังนั่งหารือเรื่องเอกสารรายงานที่ร้านกาแฟ

ไม่มีสูตรตายตัวว่าแบบไหนดีที่สุดแบบร้อยเปอร์เซ็นต์ค่ะ ขึ้นอยู่กับช่วงเวลาและขนาดของธุรกิจมากกว่า แต่การมีพนักงานประจำมาช่วยดูแลเอกสารเบื้องต้นจะคล่องตัวกว่ามากค่ะ

ระบบผสมผสานคือทางออกยอดฮิต (Hybrid Model) นี่คือโมเดลการทำงานที่บริษัท SME ส่วนใหญ่นิยมมากที่สุดในตอนนี้ คือการจ้างพนักงานธุรการหรือแอดมินการเงินไว้ในบริษัท 1 คน ทำหน้าที่เปิดบิลใบแจ้งหนี้ วางบิลลูกค้า รับเช็ค และจัดเตรียมเอกสารเบื้องต้น จากนั้นก็รวบรวมส่งให้สำนักงานบัญชีทำการบันทึกเดบิตเครดิต ปิดงบการเงิน และนำส่งภาษีประจำเดือน วิธีนี้คุณจะได้ทั้งความรวดเร็วในการทำงานรายวัน และได้ความแม่นยำระดับมืออาชีพตอนสิ้นเดือน

ความปลอดภัยของข้อมูล และรายงานเพื่อการบริหาร

พนักงานประจำทำรายงานยอดขายได้รวดเร็วทันใจกว่า แต่สำนักงานบัญชีมีระบบรักษาความลับระดับมืออาชีพและรัดกุมกว่า

แม้หลายคนกังวลเรื่องความลับรั่วไหล แต่สำนักงานบัญชีมีจรรยาบรรณและสัญญาปกปิดความลับ (NDA) กำกับ ซึ่งบางครั้งเก็บความลับได้ดีกว่าพนักงานประจำที่อาจเผลอเล่าเรื่องเงินเดือนให้เพื่อนฟังซะอีก ส่วนเรื่องรายงาน พนักงานประจำตอบคำถามยอดขายรายวันได้ทันใจกว่าแน่นอน ขณะที่สำนักงานบัญชีมักส่งรายงานเป็นรอบเดือน แต่ปัจจุบันหลายแห่งปรับตัวใช้ระบบคลาวด์ให้คุณดูสถานะการเงินผ่านมือถือได้แล้ว ถือว่าช่วยลดความล่าช้าไปได้มากเลย นอกจากนี้งบจากสำนักงานบัญชียังมีความน่าเชื่อถือเวลาขอกู้ธนาคารมากกว่าด้วย

หน้าที่ตามกฎหมายบัญชี และเช็กลิสต์ก่อนตัดสินใจจ้าง

แม้จ้างสำนักงานบัญชี กรรมการบริษัทยังคงเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมาย จึงต้องคัดกรองผู้ให้บริการให้ดีก่อนตัดสินใจ

เจ้าของธุรกิจหลายคนเข้าใจผิดว่าจ้างคนทำบัญชีแล้วจะหมดความรับผิดชอบ แต่ตามกฎหมาย กรรมการบริษัทยังเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเสมอ หากมีความผิดพลาด บริษัทต้องรับผิดชอบค่าปรับเป็นลำดับแรกค่ะ

ดังนั้นก่อนจ้างควรเช็ก 3 ข้อนี้:

  1. ตรวจสอบใบอนุญาต: ผู้ทำบัญชีต้องขึ้นทะเบียนกับสภาวิชาชีพบัญชี
  2. ระบบจัดเก็บเอกสาร: ตกลงวิธีรับส่งและผู้เก็บต้นฉบับให้ชัดเจน
  3. ขอบเขตความรับผิดชอบ: สัญญาต้องระบุว่าครอบคลุมภาษีใด และใครรับผิดชอบค่าปรับหากผู้ให้บริการทำงานล่าช้า

การลงทุนกับระบบบัญชีที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น คือการสร้างเกราะป้องกันชั้นดีให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างมั่นคงและไร้รอยตะเข็บค่ะ

สรุปสิ่งที่ควรจำ

  • ต้นทุนแฝง: การมีพนักงานประจำมีต้นทุนสวัสดิการและค่าฝึกอบรมแฝงอยู่อีก 20-30% ของเงินเดือน
  • ความต่อเนื่อง: การใช้บริการสำนักงานบัญชีช่วยปิดความเสี่ยงเรื่องงานสะดุดเมื่อพนักงานลาออกกะทันหัน
  • รูปแบบที่แนะนำ: ระบบลูกผสม (Hybrid) โดยมีธุรการเปิดบิลภายใน และให้สำนักงานบัญชีปิดงบ เป็นทางเลือกที่ดีที่สุดของ SME
  • ความรับผิดชอบ: แม้จะใช้บริการภายนอก แต่บริษัทต้องคัดกรองผู้ให้บริการที่ขึ้นทะเบียนกับสภาวิชาชีพบัญชีอย่างถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

อ่านเพิ่มเติม

หากคุณกำลังมองหาพาร์ทเนอร์มาช่วยดูแลระบบหลังบ้านเพื่อลดความปวดหัวเรื่องภาษี SiamAccount พร้อมให้บริการรับทำบัญชีและวางแผนภาษีแบบครบวงจร ด้วยทีมงานระดับ CPA ที่เข้าใจธุรกิจ SME อย่างแท้จริงค่ะ ทักมาพูดคุยประเมินความคุ้มค่าเบื้องต้นกับเราได้เลยนะคะ